Agile Retrospectives (II): Fases

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En el artículo anterior presentábamos las generalidades de una reunión retrospectiva y algunos consejos. En esta ocasión presentaremos detalladamente las secciones de que debería constar un retrospective, que son:

1. Establecer el escenario.
2. Recoger datos y métricas.
3. Generar reflexiones y opiniones.
4. Decidir qué hacer.
5. Cerrar el retrospective.

Establecer el escenario

Introduce el encuentro, procura que todo el mundo diga sus imporesiones en una palabra o dos al comienzo. Sé breve, pero es importante hacer que todo el mundo hable desde el primer minuto, y la mejor manera de hacerlo es solicitando a cada uno una primera impresión muy breve.

Establece el tiempo que durará la reunión y los puntos a tratar. Describe una serie de objetivos o normas que identifican al equipo y que deben cumplirse durante la reunión. Ejemplo: "Todo el mundo debe participar".

Recoger datos y métricas

No sólo recoger datos, sino también compartirlo con el equipo. Esto aumenta la perspectiva de cada miembro, haciendo que expongan sus impresiones generales en lugar de sus impresiones personales. Facilita el que cada miembro comparta sus emociones con el resto acerca del último sprint. No preguntes directamente por sus emociones, sino pregunta indirectamente. Ejemplos: ¿qué día viniste a trabajar con más entusiasmo? ¿qué tarea te gustó más? ¿qué día viniste solamente por obligación? ¿qué tarea te gustó menos? Todo esto se convierte en una vía de escape controlada para el equipo, en lugar de retener sentimientos y explotar al final.

Generar reflexiones y opinones

Es el momento de pensar "¿por qué?" y pensar qué debería hacerse de forma diferente. Conduce a que el equipo piense en qué condiciones, interacciones y patrones contribuyeron al éxito. Investiga deficiencias, riesgos y malos resultados.

Decidir qué hacer

Escoge no más de dos puntos de mejora para el siguiente sprint y céntrate en cumplirlos. Demasiados puntos de mejora tienden a sobrecargar, estresar y que al final no se cumpla ninguno.

Planifica un descanso entre el retrospective y la reunión de planificación, para que la gente reflexione sobre qué y cómo planificar en base a lo decidido en el retrospective.

Cerrar el retrospective

Cierra adecuadamente la reunión. Resume conclusiones. Resume en una pizarra bien visible y a la vista de todos, los puntos de mejora adoptados. Éstos pertenecen al equipo, no al gestor. De este modo evitaremos el que cuando todo el mundo salga de la reunión se olvide de lo hablado hasta el siguiente sprint.

Haz un rápido retrospective del retrospective: qué fue bien durante la reunión y qué se puede mejorar para la siguiente.

Y en la siguiente entrega...

Actividades para realizar duante la reunión, cuyo objetivo es fomentar la participación de los asistentes, desentumedecer mentes adormiladas y fomentar la aparición de ideas. Nos leemos en el siguiente, entonces.

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Referencias:

Agile Retrospectives – Making good teams great

Esther Derby, Diana Larsen

Agile Retrospectives: cómo mejorar

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En una pequeña serie de artículos resumiré lo que encontré recientemente en el libro que abajo se referencia referente a cómo mejorar las reuniones retrospectivas (qué mal suena; no, no estoy hablando de Retrospector ni nada relacionado con La Hora Chanante).

¿Qué es un 'retrospective'?

Una retrospección en la vida es pararse por un momento, mirar hacia atrás y reflexionar sobre el camino trazado hasta la fecha, evaluando las cosas buenas y las malas, y aprendiendo de todo ello para ser mejor persona.

Esto, que muchos seres humanos que andan sueltos por ahí deberían hacer a menudo, en las metodologías de desarrollo ágil de software se llama "retrospective" y en un modelo de desarrollo iterativo viene muy bien para evaluar cada una de esas iteraciones que se realizan. En nuestro caso particular orientaremos el discurso hacia SCRUM, quizá la metodología ágil más conocida y extendida, junto con eXtreme Programming.

Fases de un 'retrospective'

Una buena reunión retrospectiva debería constar de las siguientes fases:

1. Establecer el escenario.
2. Recoger datos y métricas.
3. Generar reflexiones y opiniones.
4. Decidir qué hacer.
5. Cerrar el retrospective.

Estas fases, no parecen nada del otro mundo y muchos equipos las llevan a cabo, en mayor o menor medida. ¿Por qué aun así no hacen buenos retrospectives? Bueno, quizá el problema está en el cómo y no en el qué.

¿Quién dirige un 'retrospective'?

Un retrospective puede estar dirigido por el gestor del equipo o por cualquier miembro del mismo, o incluso ir variando en cada ocasión. Quien dirige la reunión deberá mantenerse lo más al margen posible, porque el poder subyacente que posee quien dirige la reunión puede coartar a los demás miembros a participar. Esto es especialmente apblicable al gestor, que en cualquier caso se mantendrá lo más al margen posible de la discusión, debido a que su estátus puede influir en las opiniones del equipo y romper la dinámica del grupo.

Es importante identificar qué parámetros se han de analizar en un retrospective. Algunos buenos ejemplos:

• Buscar modos de mejorar las prácticas.
• Descubrir qué se hizo bien.
• Entender las razones subyacentes por las que no se cumplieron los objetivos.
• Buscar modos de mejorar la responsabilidad de cara a los clientes.
• Reconstruir relaciones maltrechas.
• ...

Y para terminar esta sección, dos máximas que deben cumplirse durante una reunión retrospectiva:

1. Evitar culpabilizar a sujetos por el incumplimiento de un objetivo.
2. Facilitar el que todo el mundo hable.

¿Cuánto debe durar un retrospective?

Depende.

De la duración del sprint, de la complejidad de la tecnología que se maneja en dicho sprint, del tamaño del equipo y del nivel de conflictos y controversias en las opiniones de los miembros. Como guía: cada semana de sprint, una hora de reunión retrospectiva.

Acortar el tiempo de la reunión es hacer trampa y engañarse uno mismo; sin embargo, si los objetivos se cumplieron se puede acortar la reunión.

Por otro lado, los retrospectives deben prepararse previamente. El equipo debe entrar en la sala de reuniones con algo mínimamente preparado, un adelanto de lo que se va a hablar.

¿Cómo preparar retrospectives?

El responsable debe responder a las siguientes preguntas:

• ¿Cuál es el objetivo de la reunión?
• ¿Quién atenderá?
• ¿Cuánto durará?
• ¿Dónde se celebrará?
• ¿Cómo se organizará la sala?

¿Como hacer que el equipo prepare la reunión?

Puede enviarse un pequeño cuestionario por correo electrónico a todas las personas que van a asistir a la reunión antes de hacer el retrospective. De este modo se forzará a que el equipo se tome unos minutos en reflexionar sobre el sprint. Tras recibir las respuestas, que se tratarán anónimamente, pueden leerse los resultados en voz alta durante el retrospective, de manera que sirva como resumen de las impresiones generales del grupo.

Otra opción es solicitar un breve resumen de las impresiones del sprint.

¿Y después de la reunión?

Asigna cada acción a realizar en el siguiente sprint a un responsable. Muchos retrospectives fracasan porque, a pesar de que se aportan buenas ideas, éstas quedan en el aire y se olvidan para el siguiente sprint. Asigna responsables y haz que el equipo colabore en el cumplimiento de dichas acciones.

Y en la próxima entrega...

He dado un rodeo a propósito para no explicar detalladamente las fases de una reunión retrospectiva. Mi objetivo aquí ha sido el de sentar las bases, dar unos primeros consejos y establecer algunas ideas. En la próxima entrega explicaré detalladamente en qué consiste cada fase.

Y en siguientes entregas explicaremos una serie de actividades que pueden realizarse durante la reunión retrospectiva y cuyo objetivo primordial es fomentar la participación. Fuera aparte de las ideas que surjan, de las decisiones tomadas y todo lo demás. Lo principal es hacer que todo el mundo participe. Lo demás vendrá sólo.

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Referencias:

Agile Retrospectives - Making good teams great

Esther Derby, Diana Larsen